Política por viagens corporativas

A política do viagens corporativas é essencial para qualquer empresa de que preza pelo controle por custos e também pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos por viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores possam controlar os gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é necessário de que a política por viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA de quem realiza as viagens e que este engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo de modo a te auxiliar na criação da política do viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda o conceito e o passo a passo para construir e aplicar os processos da política por viagens na tua empresa!
Este de que é e qual a importância do uma política do viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo do viagens corporativas de uma empresa. Tem tais como objetivo aumentar o compliance e controle do custos com viagens, além por prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos para a realizaçãeste por viagens representando a empresa. Desde este processo por solicitaçãeste de serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações por contas.
O presente Espécie do documento é crucial para de que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua própria vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por qual ter uma política por viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia de quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género de controle nãeste é unicamente importante saiba como essencial para a saúdo financeira do um negócio.
Seja viagem de modo a fechar um contrato, para prestar 1 serviço, para participar de um treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsãeste do gastos e a certeza por de que os reembolsos serão fabricados dentro dos padrões Têm a possibilidade de, inclusive, reduzir custos com deixar este conforto de lado ou diminuir este número de viagens.
A política de viagens corporativas entra tais como uma ESTILO por padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado usando bastante Ainda mais assertividade.
Vale lembrar que a política deve executar sentido com as necessidades da empresa e do seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle do gastos e Duty of Care.
Usando este tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
O que uma política por viagens corporativas precisa ter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas através sua própria empresa. De modo a qual esta comunicaçãeste seja efetiva, é necessário de que ao escrevê-la você leve em consideraçãeste para quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretação DE regras e este baixo engajamento, a tua política do viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao dia a POR DIA do viajante. Assim sendo possua os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem possibilitar gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste de custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, mas do nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de qual é responsabilidade por algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e saiba como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta qual a sua política do viagens possa ser aplicada em softwares de gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para tua gestãeste, é importante que a política possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia igualmente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política por viagens corporativas
Uma excelente política por viagens corporativas é pensada para qual os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente de que você já sabe a importância do deter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir este passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento por viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos de solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação do contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política do viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado DE políticas e processos de viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política do viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farãeste usando qual ele atenda de forma integral às necessidades por todos os envolvidos.
Aprecie quaisquer perfis de que podem vir a ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável pela visãeste estraté especialmentegica do negócio, é importante qual a sua própria visão mesmo que incluída pelo processo, para qual a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos do viagem comumente são este segundo elevado custo de diversas companhias, é imprescindível qual a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, não é mesmo? Este bem-estar, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial de modo a que o objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas do negócio interessadas: Quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na tua empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussão, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia de todo o programa por viagens, portanto é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política do viagens. Tua visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criaçãeste DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas saiba como: mé especialmentePOR DIA do gastos, tipos por despesas Ainda mais usados, MODOS de serviçESTES, quais os setores qual mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Diferentes perfis de viajante pedem diferentes políticas do viagem.
É comum qual, exatamente usando uma política do viagens definida, alguns grupos por viajantes tenham benefícios variados por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes quadros acabam sendo tratados como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este caráter do exceção e com isso perde-se este controle.
Assim sendo, não tenha medo do criar políticas diferentes do acordo usando o retrato dos grupos do viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
O retrato do viajante Têm a possibilidade de ser identificado na fase de levantamento por dados e construído usando base muitos critérios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Pontos fortes específicos;
Além do perfil Destes viajantes, é preciso compreender qual o retrato de negócio da sua empresa.
O foco DE suas viagens é utilizando objetivos comerciais, que podem ser planejados usando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção por equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio Seroada relevantes de modo a definir as normas de viagem de seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
Este orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma informação importantíssima de modo a a construçãeste das regras do viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área de negócio ou por Genero de despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será preciso de que o processo do gestãeste do serviçESTES e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 mais informações passos para um Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Actualmente qual você já sabe quais os ESTILOS por viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissão do afoireos, sãeste reservados e pagos previamente qual este colaborador embarque. Contudo existem outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, de que não são pagas com antecedência.
Neste caso, qual o recurso qual o viajante utilizará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo por reembolsos e prestaçãeste do contas, e até exatamente no orçamento familiar do seus colaboradores.
Aqui estão algumas pontos por atençãeste para se considerar ao definir o tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso por despesas: Este seu colaborador possui propriedade financeira para arcar utilizando estas despesas e esperar até que o ciclo do aprovações termine para arrecadar este valor por volta?
Caso a tua intençãeste seja trabalhar exclusivamente com o reembolso de despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar exclusivamente com este reembolso por despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores de que ficam utilizando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita este comprometimento do recursos próprios dos viajantes, contudo exige um controle ainda mais necessário Derivado do as despesas.
Este nosso recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste de contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender mais Acerca meios por pagamento por adiantamentos neste artigo e Derivado do os riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas por viagens: saiba como conter os riscos?
• Cartãeste de empréstimo corporativo: Esta opção além por não comprometer este salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade do caixa é simplificada.
No entanto, a conciliação por inúmeras faturas de cartãeste por empréstimo pode ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução de que permita conciliar AS SUAS faturas com a prestaçãeste por contas dos colaboradores, Nesse caso este processo se torna mais preciso e simplificado.
Defina regras de modo a cada tipo do custo por viagem
Nas regras por despesas é essencial definir ESTES limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Qual Género do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um Destes recursos cedidos através empresa para pagar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Porém Há outras possibilidades, saiba como as despesas por café obter mais informações da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível de detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes por despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua própria política de viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens por seus colaboradores? Quantos tempo em méPOR DIA eles passam nos destinos? Os hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já os valores estipulados de modo a cada Género de despesa podem ser definidos utilizando base na média histórica dos seus viajantes e informações por mercado. Os benchmarks são recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, contudo não restrinja AS SUAS opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente Ainda mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Veja quaisquer pontos relevantes A cerca de ESTES principais MODOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste o custo do alimentação em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os dois cenários é gigantesca, deter políticas diferentes poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte o custo do refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma mé especialmentePOR DIA de valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras A respeito de Classe de veículo e horário das corridas podem vir a ser mais assertivas e lançar Ainda mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste por múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, qual permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado Verifique aqui deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. No artigo completo Derivado do despesas com quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
Serviços por viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste do serviços de viagem englobam tanto o processo de solicitaçãeste, quanto limites por valores permitidos.
Apesar do cada serviço do viagem ter AS SUAS particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos ESTES MODOS por serviço, já que em global garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bastante. Permitir a compra do tarifas flexíveis, Têm a possibilidade de evitar perder o bilhete pelo caso do algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle por custos em viagens. Veja a seguir exemplos por políticas do aéreos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em afoireos, nem sempre este menor preço é O MAIS PROVEITOSO preçeste, então cuidado utilizando nosso Género por política. Se o menor preço por aéreo for às 5h da manhã, você meterá do lado este bem-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência por solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte do hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Género por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas não exige mais este compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste do hoté especialmenteis usando ou sem café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções com café, como as diferenças Verifique aqui por tarifas costumam ser menores;
• Política por valor consulte Mais informação máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientaçãeste e nãeste obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua pacto com fornecedores de serviçESTES, não deixe do especificá-los nas políticas e garantir que estejam apresentados de modo a a comparaçãeste usando outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestaçãeste por contas
Saiba como sabemos, a política de viagens resulta saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento de modo a pedir serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a compra e reserva do serviçESTES, além por aumentar este controle A cerca de ESTES custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras de modo a prestaçãeste por contas. Nesse caso, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, usando todas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestação do contas via planilhas, não sãeste nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste para gestãeste do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste das políticas pelo instante da seleção dos serviçESTES, minimizando os custos do viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle de políticas em planilhas do despesas: realmente resulta? Leia o artigo completo e descubra a melhor ESTILO por validar suas políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras Acerca saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a tua empresa. Portanto, dedique uma sessão em sua própria política de modo a descrever estes procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política do viagens corporativas
Presentemente que você construiu sua própria política, este engajamento dos colaboradores dependerá do uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estão várias ideias por comunicaçãeste de modo a conscientização Derivado do a política por viagens da empresa:
• Campanha por e-mails de modo a todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato do infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um dia antes das viagens;
• Validação automática de políticas no software do gestãeste por viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestãeste por viagens.